Tema II: El Oficinista: profesional administrativo

El Oficinista: profesional administrativo

El Oficinista Es el agente que colabora directa e indirectamente con todas las actividades de la empresa. Son las personas que tienen la responsabilidad de realizar todas las labores de asistencia y de apoyo al personal gerencial o ejecutivo responsable de las actividades administrativas de una empresa. Constituye un recurso humano invalorable.

Funciones y competencias dentro de la Oficina

Cada día se generan más transacciones comerciales en los negocios y se hace mayor uso de los sistemas de comunicación. Los cambios en las tareas que se realizan, la tecnología y la proliferación de los sistemas de telecomunicaciones han generado nuevos nombres y posiciones en la oficina automatizada. La demanda de empleados de oficina crece en forma acelerada, lo que permite también la integración de profesionales de ambos sexos. También se observa la integración de profesionales que están ocupando posiciones gerenciales en muchas empresas. Entre éstas encontramos las siguientes posiciones: 

Operador de texto o especialista
La oficina moderna incorpora el término operador de texto o especialista del procesamiento de la información. Las destrezas y habilidades necesarias para esta clase de posición son:

*Rapidez y exactitud para entrar información al crear documentos en la computadora.
*Rapidez y exactitud para hacer revisiones.

*Dominio de la aplicación para procesar texto.
*Dominio en aplicaciones de hoja de cálculo, gráficas, base de datos y otros programas.
*Técnicas eficientes de cotejo.
*Dominio de los símbolos para corrección de pruebas.
*Conocimiento de los estilos de documentos que se generan en una oficina.
*Habilidad para trabajar bajo presión.
*Destrezas para establecer prioridades.
*Dominio de las técnicas de archivo electrónico.


Profesional Administrativo

Las tareas relacionadas con la administración de oficina, tales como atender al público, contestar el teléfono y archivar, entre otras, las realiza el personal que se conoce como profesional administrativo o profesional de oficina. Entre los conocimientos y habilidades de esta posición están:

*Manejo de diferentes aplicaciones para la computadora.
*Buena organización y manejo de programas para la planificación del trabajo diario: (Ejemplo, Outlook).
*Planificación de reuniones utilizando un programa electrónico.
*Dominio de las destrezas para la búsqueda de internet.
*Manejo óptimo del tiempo.
*Trabajo bajo presión.
*Manejo eficiente del buzón electrónico.
*Redacción de diversos documentos.
*Dominio de dos idiomas o más.
*Destrezas en la preparación y mantenimiento de páginas de internet.
*Atención al buzón de la página electrónica de la empresa.


Corrector de pruebas 

La creación de documentos sin errores es la meta de la oficina moderna. Un corrector de pruebas es una persona que se dedica a cotejar los trabajos que las demás personas preparan en la computadora. En esta posición se requiere conocimiento de la gramática y la ortografía en los idiomas español e inglés, conocimiento de los estilos y tipos de documentos, conocimiento de los símbolos de corrección de pruebas, y otras destrezas. El corrector de pruebas debe disfrutar la lectura y debe ser una persona muy discreta, ya que leerá mucha información confidencial.

Personal a cargo de los documentos (archivero)

Los archiveros deben conocer las reglas de archivo, saber manejar los archivos electrónicos y equipo para microfilmación directa del documento en pantalla. También deben poseer conocimiento sobre la retención y destrucción de información en papel y acerca del seguimiento a documentos prestados. Los documentos son la columna vertebral de la empresa, y el custodio de los mismos debe ser una persona responsable, leal y discreta.

Recepcionista

La persona que contesta el teléfono y recibe a los visitantes en una empresa se distingue por tener buena apariencia, buen tono de voz, cortesía y diplomacia. Es la primera persona que el visitante ve y la primera voz que escucha el que llama. El empleado recepcionista debe conocer programas para planificar el trabajo y mantener listas de clientes de la empresa, como por ejemplo Outlook.


Procesador de datos

Las tareas de esta posición consisten en preparar las estructuras que sean necesarias para las bases, y entrar los datos a las tablas previamente diseñadas, ya sea con el teclado u otro dispositivo de entrada. Además, este operador realiza consultas y prepara informes y formularios relacionados con la información que se procesa. La persona que trabaje en esta posición necesita ser lógica, analítica, flexible, responsable y sistemática; además, le debe gustar la tarea de entrar texto y datos al procesador usando el teclado.

Cualidades de Un oficinista

Imagen Personal y Profesional El personal de oficina debe tener una apariencia profesional adecuada. Una presentación personal excelente se refleja en: El vestuario El estado de salud, El maquillaje Los accesorios y Los modales Imagen Personal y Profesional. Es importante escoger la vestimenta adecuada para el ambiente de trabajo, y ser pulcro en el aseo personal. Imagen Personal y Profesional La apariencia física y el comportamiento social correcto contribuyen a crear una imagen profesional positiva. El oficinista deberá proyectar una imagen profesional positiva y gran calidad humana. Vestimenta El atuendo que se seleccione para asistir a la oficina deberá proyectar profesionalismo y buen gusto. Cada persona debe considerar sus gustos, su figura, el clima, la comodidad y la seguridad que le ofrezcan los distintos atuendos. Los accesorios deben ser apropiados para el ambiente de trabajo. El calzado debe proveer seguridad y armonizar con la vestimenta utilizada. Vestimenta Mantendrá una postura adecuada, caminar con elegancia, seguridad y con la cabeza erguida. El uniforme ayuda a proyectar una imagen de la empresa y hace lucir al empleado más profesional. Recuerda esté limpio, planchado y en buenas condiciones. Cuidar y mejorar la imagen profesional es una tarea relativamente fácil y beneficiosa para todas las personas en especial para los profesionales de oficina, en cuyas manos se encuentra la imagen de una empresa.

Comportamiento en la Oficina 

El comportamiento en la oficina debe ser un comportamiento habitual, sin fingimiento. Al compartir con el equipo de trabajo debemos: Saludar a los compañeros de trabajo al entrar y salir de la empresa, Conocer los nombres de cada compañero, visitantes y superiores y evitar las palabras cariñosas.

Comportamiento en la Oficina: Los gestos, las miradas y expresiones de mal gusto deben evitarse en el ambiente de oficina. Además, evitar los rumores y los chismes, hablar de los demás, ni perjudicar la labor de los compañeros.

 Capacidades Humanas y Autoestima Se dice que una autoestima alta ayuda a los seres humanos en sus relaciones interpersonales. Se denomina autoestima el concepto de valoración propia. Es el aprecio valorativo de uno mismo y que lleva a reconocer las posibilidades para lograr lo que nos proponemos. Conlleva la aceptación de las capacidades y las limitaciones personales que se poseen. El ser humano posee las capacidades, la inteligencia, la imaginación y la voluntad virtudes, que lo hacen dueño de sus decisiones y capaz de emprender nuevas metas. 

Las actitudes positivas son la demostración tangible de los valores humanos. Actitudes Positivas Algunas actitudes positivas necesarias en todo profesional de oficina son : la cordialidad, el sentido de servicio, la veracidad, el entusiasmo y la generosidad. También, la tolerancia y la serenidad actitudes que ayudan a superar problemas y a tomar decisiones acertadas.

 Ética Profesional Al hablar de ética profesional nos referimos al comportamiento moral del personal de oficina en sus funciones dentro la empresa. La Asociación Internacional de Profesionales Administrativos, conocida como IAAP, es una organización que reúne profesionales del campo secretarial y vela por los derechos de sus miembros .Demostrar profesionalismo es hacer las tareas asignadas con calidad, llegar a tiempo al trabajo y hacer buen uso de los materiales y del tiempo. 

Normas de cortesía Las normas de cortesía deben observarse en el diario compartir. El mostrar un comportamiento adecuado en cada ocasión y en cada lugar permite que las relaciones interpersonales y la comunicación con los compañeros en el trabajo sean efectivas. Las siguientes normas de cortesía deben siempre estar presentes : saludar y responder al saludo cuando se recibe, respetar los derechos de los demás, cumplir con los deberes, desempeñar el trabajo con agrado y eficiencia, observar un comportamiento cortés en todo momento. Relaciones con los compañeros Considerar a cada persona como un individuo, es el primer paso en el arte de la relación humana. Las siguientes reglas si se practican contribuirán en la amistad y el respeto a los demás. Es importante ser justo, ecuánime, ser respetuoso, cooperador y generoso.

Reglas de Etiqueta Los modelos que empleamos para tratar a otras personas evidencian cuál es la actitud hacia ellos. Todo oficinista debe esmerarse por conocer y practicar las reglas de buenas relaciones humanas; las que permitirá distinguir y tratar a la gente correctamente . Reglas de Etiqueta presentaciones saludar siempre evitar los asuntos personales ser leal dar confianza tener consideración paciencia uso adecuado de nombre y títulos ser cortés aún cuando trabaje bajo presión

CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:

CONOCIMIENTOS EN: Métodos y procedimientos de oficina. Computación. Técnicas de archivo. Técnicas de oficina. Relaciones Humanas. Computación básica. El manejo de equipos de oficina (fotocopiadora, fax). El manejo de micro-computador.

Un oficinista debe tener buena ortografía, saber las reglas de la gramática elemental castellana, la caligrafía, entre otras, son materias básicas de todo trabajo de oficina y sin ellas no se podrá conseguir, ni desempeñar un trabajo.
Algunas veces el estudiante no se da cuenta de la importancia que tiene para sí una buena caligrafía, así como una buena ortografía, pues son herramientas indispensables que lo llevan a conseguir un buen empleo, para luego a conservarlo y desempeñarlo con eficiencia. Por ejemplo un joven que aspira a ser un contador, tendrá que poner especial cuidado a su escritura, de la misma manera como otra persona que aspire a ser asistente administrativo tendrá que poseer un buen conocimiento de la ortografía y reglas básicas de la gramática castellana.

El lenguaje y la comunicación: el comercio en general requiere para su funcionamiento muchas comunicaciones escritas. La habilidad para comunicarse con los demás depende de la habilidad que se tenga para leer, escribir, hablar y escuchar. Es muy importante el hábito de la buena lectura en todas las personas, pues la persona que lee por lo general sabe escribir.
La Gramática y la Ortografía: el conocimiento de las reglas elementales de la gramática castellana es un punto clave que ningún asistente administrativo debe descuidar, al igual que la correcta ortografía de las palabras. Los errores gramaticales o el uso incorrecto de palabras o expresiones pueden ocasionar que otras personas cometan errores y además, afectan la reputación de una empresa y pueden llegar hasta poner en peligro un negocio.
La caligrafía: una letra legible es indispensable para el empleado de oficina, especialmente para el que aspira a llegar a auxiliar de contabilidad y quieras asegurarte un futuro emprendedor. Además, las anotaciones y bosquejos, los números y los formularios que hay que llenar a menudo, son ejemplos de la caligrafía en el comercio.
Una palabra, una letra, o un número mal escrito pueden ser motivo de serias consecuencias si el error ocasiona que otra persona interprete mal la información. No es suficiente, pues, que sólamante tú puedas entender lo que escribes; es indispensable que otra persona pueda leerlo correctamente sin tener que adivinarlo. Una letra ilegible puede ser mejorada por medio de un curso práctico y atención al escribir; es bien sabido que los rasgos de la letra, muestran claramente la educación y la personalidad de la persona.
La comparación de cifras y escritos entre dos personas es la forma más eficaz para evitar los errores y asegurarse de que un trabajo quede correcto en todos sus detalles.