TEMA I: La Oficina Moderna

La oficina

El avance de la tecnología y el desarrollo de las telecomunicaciones han traído cambios drásticos en la oficina moderna. Tal impacto exige personas comprometidas con su profesión y con una actitud positiva hacia la integración de la tecnología en los procesos administrativos. Esta visión nueva del ambiente de la oficina requiere personal que demuestre competencias tecnológicas y se adapte en forma satisfactoria a los cambios producidos en la misma. 

La oficina es el lugar de la empresa donde la información recibida es procesada con el objeto de aportar datos necesarios para la administración. De esta manera se ayuda a que las actividades u operaciones de la empresa sean mas efectivas.

"EVOLUCIÓN DE LA OFICINA"

La palabra oficina proviene del latín officium. Su significado no es necesariamente un lugar, sino la noción abstracta de una posición formal. Es decir, ya en Roma, la primera sociedad que desarrolló una burocracia, obligó a ejercer roles. Estos roles se realizaban a menudo en un palacio o un templo grande, donde había generalmente un cuarto donde los pergaminos eran guardados y los escribas realizaban su trabajo.

Los textos antiguos que mencionan el trabajo de los escribanos hacen referencia a la existencia de tales "oficinas". Estos cuartos eran a menudo llamados bibliotecas por algunos y la prensa en general porque se asocia los pergaminos a literatura. De hecho eran verdaderas oficinas puesto que los pergaminos fueron utilizados pararegistrar expedientes y otras funciones administrativas tales como tratados y decretos.

La oficina, como la conocemos en la actualidad, existe hace poco más de cien años. Se puede decir que el edificio que Frank Lloyd Wright proyectó en 1903, Larkin Administration Building(Buffalo-Nueva York), fue el primer edifico moderno de oficinas. Tenía todos los principios básicos de las oficinas actuales: plantas diáfanas, puls de trabajo en equipo, identidad corporativa para aumentar la productividad, instalaciones de acondicionamiento con sistemas centralizados, entre otros

La oficina actual poco ha cambiado en esencia. La gran revolución llegó de la mano de las tecnologías. La aparición del ordenador obligó a la primera adaptación: desde el procesamiento, uso y comunicación de la información, hasta la organización física de las oficinas. Además exigía que las personas estuvieran ancladas a su puesto de trabajo.

La arquitectura de interiores de los edificios tuvo que afrontar el desafío de adaptarse a una mayor demanda de energía y a un mayor volumen de infraestructuras de cableado.

Pero lo que realmente ha revolucionado la oficina han sido las nuevas tecnologías móviles. La movilidad implica que el trabajo no tiene por qué llevarse a cabo necesariamente en la oficina. La línea de separación entre la oficina y otros espacios públicos se ha visto no sólo superada, sino que más bien ha desaparecido.

Estructura

El equipo tecnológico disponible y el énfasis en la eficiencia y la productividad han provocado una nueva visión de la estructura organizacional de las empresas. En este nuevo enfoque se concibe la estructura organizacional en forma horizontal. En ésta hay menos niveles, en comparación con la estructura vertical del pasado. Por tanto, el rol de los profesionales administrativos ha cambiado y seguirá cambiando a medida que continúen asumiendo una mayor responsabilidad

Distribución

El uso creciente de estas tecnologías coincidió con ciertas tendencias sociológicas y económicas y las alimentó por una mayor libertad de los trabajadores a la hora de organizar su trabajo. Cada día somos más conscientes del papel que desempeña la oficina: como fuente de identidad corporativa, como lugar de reunión o intercambio de ideas y experiencias y como lugar estructurante de la jornada laboral.

Antiguamente se aplicaba un modelo matemático: de cuánto espacio útil disponía el inmueble, dividido por el número de personas que tenían que ocuparlo y multiplicado por el factor de estatus jerárquico del personal. Pero ya Le Corbusier empezó a definir la nueva oficina como una cuestión de organización como de empleo del espacio.

Una oficina es generalmente un salón destinado al trabajo. Existen muchas formas de distribuir el espacio en una oficina según la función y cuántas personas trabajarán dentro del mismo cuarto. En un extremo cada trabajador tendrá su propio sitio, en el otro una oficina grande abierta que se puede componer de un sitio principal con diez o centenares de personas que trabajan en el mismo espacio. Los estudios acerca de esto último han demostrado que dan productividad a corto plazo, por ejemplo dentro de un solo proyecto.

Vivimos una época muy interesante y la gran ventaja de esta nueva libertad en la concepción de nuestras oficinas reside en que permite a las empresas responder mejor a los crecientes y complejos desafíos que afrontan ellas mismas, sus trabajadores y las tecnologías que emplean. Estos desafíos son los que han posibilitado el progreso del trabajo en la oficina. Ya no solo trabajamos en la oficina, vivimos en ella.

Existen oficinas o despachos ocupados por un único trabajador (por lo general, un directivo, gerente o hasta el dueño de la empresa). Otras oficinas son compartidas por muchas personas; si se trata de un espacio de gran tamaño, cada trabajador tendrá su propio espacio. En cambio, si la oficina es de dimensiones reducidas, es probable que varios trabajadores compartan grandes mesas.

Cada organización espacial de la oficina tiene sus ventajas y desventajas. Cuando cada trabajador tiene su propio espacio, se mejora la comodidad (y, por lo tanto, la motivación y la productividad) y se reducen las conversaciones entre los trabajadores, lo que permite evitar la pérdida de tiempo. En el aspecto negativo, cuando el trabajador se encuentra aislado, es probable que se disperse con mayor facilidad y que, en lugar de trabajar, se dedique a navegar por Internet u otras actividades ociosas.

En las oficinas donde existe menos espacio y distancia entre los empleados, suele haber un clima más bullicioso y menor concentración. Sin embargo, los directivos podrán controlar a los trabajadores con mayor facilidad sin necesidad de desplazamientos.

Existen edificios de oficinas donde, en lugar de departamentos para vivienda, todas las estructuras disponibles se destinan a la instalación de oficinas. Estos edificios son muy usuales en los centros comerciales y administrativos de las grandes ciudades.

Al mismo tiempo la pérdida de privacidad y de seguridad puede aumentar la incidencia del hurto y de la pérdida de secretos de la compañía. Un tipo de oficina intermedia es el cubículo, que soluciona el aislamiento visual en cierto grado, pero falla a menudo en la separación y la seguridad acústica.

Concepto de la oficina virtual.

El número de empleados que ofrece sus servicios a empresas grandes va en aumento cada día. Estos profesionales dejan sus empleos para convertirse “en sus propios jefes”. Trabajan en forma independiente, ya sea desde una localización remota o desde su hogar.

Entre las diversidades de la oficina virtual están:

Empleos a distancia (teletrabajador – “teleworker”). Trabajar para una empresa, pero no estar físicamente en ella. Comparte la información con compañeros de trabajo utilizando la computadora para acceder a la internet o la intranet, celulares, máquinas de facsímil, impresoras y sistemas  de mensajes de voz.

Autoempleo. Las pequeñas empresas siguen en aumento. Por tanto, un porcentaje alto de personal de la oficina del futuro será su propio jefe. Estos empleados independientes pueden ofrecer sus servicios desde su empresa a otras más grandes o hacer contratos para realizar labores específicas para empresas. La preparación en el área de administración y gerencia es muy necesaria para quien opta por el autoempleo.  

Concluiremos diciendo que la oficina es una herramienta de competitividad de primer orden. No es únicamente un “lugar” donde desarrollar una actividad profesional. La oficina o espacio corporativo es además el escenario en el que se generan los éxitos de una organización, y un medio de comunicación a través del cual se difunden interna y externamente los valores de la organización.