Tema III: La Ofimática

La ofimática 

Se llama ofimática al conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar, y mejorar tareas y procedimientos relacionados. Las herramientas ofimáticas permiten idear, crear, manipular, transmitir, o almacenar, la información necesaria en una oficina. Actualmente es fundamental que las oficinas estén conectadas a una red local o a Internet.

Cualquier actividad que pueda hacerse manualmente en una oficina puede ser automatizada o ayudada por herramientas ofimáticas: dictado, mecanografía, archivado, fax, microfilmado, gestión de archivos y documentos, etc.

La ofimática comienza a desarrollarse en la década del 70, con la masificación de los equipos de oficina que comienzan a incluir microprocesadores, dejándose de usar métodos y herramientas por otras más modernas. Por ejemplo, se deja la máquina de escribir y se reemplaza por computadoras y sus procesadores de texto e incluso el dictado por voz automatizado.

Historia

La ofimática o la automatización de la oficina moderna, comienza con la máquina de escribir y con la fotocopiadora, que permitieron mecanizar tareas que antes eran manuales.

Más cerca en el tiempo, la automatización de la oficina también comenzó a incluir el traspaso de información hacia medios electrónicos.

Pero la revolución de la automatización llegó de la mano de las computadoras, en especial de las computadoras personales en 1980. Aunque debemos recordar que fue en el año de 1971 cuando comenzó la revolución en la que se empezaron a hacer cada vez más de costumbre las tecnologías, las cuales ayudaron para avanzar en la búsqueda de una sociedad más completa, en el ambiente laboral.

La ofimática básicamente se originó para la gestión de datos (gracias al poder de cálculo y procesamiento de las computadoras), luego para el almacenamiento de información (dado que la capacidad de almacenamiento crecía y se hacía más barato) y finalmente el intercambio de datos (gracias a las facilidades de las redes, la conexión a internet, etc.).

La ofimática tiene como objetivo proporcionar elementos que posibiliten la simplificación, mejora y automatización de la organización de las actividades de una compañía o grupo de personas (gestión de datos administrativos, sincronización de reuniones, etc.).

Teniendo en cuenta que hoy día las organizaciones de compañías requieren un mayor grado de comunicación, la ofimática ya no se limita solamente a capturar documentos manuscritos. En especial, también incluye las siguientes actividades:

·         intercambio de información;

·         gestión de documentos administrativos;

·         tratamiento de datos numéricos;

·         planificación de reuniones y administración de cronogramas de trabajo.

Ofimática en línea

Este tipo de aplicaciones permiten crear y compartir el trabajo en línea. Los documentos se pueden crear desde cero o importarlos a partir de archivos de texto, presentaciones y hojas de cálculo existentes. Una de las principales aportaciones de estas herramientas es que permiten compartir o editar documentos entre varios usuarios (o simplemente visualizarlos) en tiempo real.

La ofimática con red de área local permite a los usuarios transmitir datos, correo electrónico e incluso voz por la red. Todas las funciones propias del trabajo en oficina, incluyendo dictados, mecanografía, archivado, copias, fax, télex, microfilmado y gestión de archivos, operación de los teléfonos y la centralita, caen en esta categoría. La ofimática fue un concepto muy popular en los años 1970 y 1980, cuando las computadoras de sobremesa se popularizaron.

Herramientas ofimáticas.

Es una recopilación de programas, los cuales son utilizados en oficinas y sirve para diferentes funciones como crear, modificar, organizar, escanear, imprimir etc. archivos y documentos. son ampliamente usados en varios lugares, ya que al ser eso (una recopilación), hace que sea asequible adquirir toda la suite, que programa por programa, lo cual es más complejo, al tener que conseguir programa por programa, y en caso del software pagado, más caro.

•  Procesador de textos.
• Hoja de cálculo.
• Herramientas de presentación multimedia.
• Base de datos.
• Utilidades: agendas, calculadoras, etc.
• Programas de e-mail, correo de voz, mensajeros.

Microsoft office Word.

Es un procesador de textos. si deseas redactar una carta, un fax, un currículum, llevar a cabo un informe o memorando, incluso si quieres hacer un folleto, un manual, una tesis, monografía o resumen, crear una agenda o un calendario.

también puede, claro está, utilizar toda su potencia, crear páginas web, realizar gráficos, organigramas, diseños con terminación profesional, introducirle imágenes, animaciones, sonidos, etc.

Microsoft  office Excel.

su función principal es la de una hoja de cálculo o planilla electrónica. puede crear facturas, hojas de balance, control de gastos, llevar estados de cuenta, manejo de sueldos, entre otras cosas. también podemos elaborar estadísticas y complicados cálculos, compartir los datos de manera sencilla e incluso ponerlos en la web, además podemos insertarle todo tipos de objetos al igual que en Word, sonidos, imágenes, etc. como beneficio adicional, maneja en forma muy útil los datos, filtrando los contenidos para darnos solo la información que nos interesa.

Microsoft office Access.

es una base de datos. puede llevar la administración de contactos y llamadas, controlar el inventario y los pedidos, llevar un registro de libros, revistas, música, etc. las aplicaciones son innumerables. su potencia le permitirá crear tus programas para manejar todos los datos que desees, mostrarlos actualizados en todo momento, imprimir informes completos y crear una interfaz que permita a otros usuarios ingresar, dar de baja y modificar datos con simpleza.

Microsoft office PowerPoint.

Utilidad ideal para realizar presentaciones. Permite presentar tus proyectos, ideas, resultados o cometidos de una empresa, cualidades de su producto, explicaciones de sus clases, etc. es el formato ideal para acompañarlo en sus discursos o presentaciones con público, o bien, enviar el archivo y dejar que se explique por sí mismo. Puede realizar diferentes animaciones, insertarle imágenes, gráficos, películas, música o sus propias palabras, si lo desea. También permite, si usted posee una cámara web y un micrófono, hacer difusiones en directo a grupos pequeños, y mostrarles además su presentación.

Outlook.

 Administra su correo electrónico. Permite hacer un seguimiento de los mensajes y contactos que usted tenga, reciba o envíe. También puede organizar los mensajes en carpetas, por colores o vistas, puede seleccionar el correo no deseado y mucho más. incluye además la posibilidad de llevar su agenda con calendario, puede recordarle sus tareas a realizar y le permite escribir notas, que puede ordenar según diferentes colores si es que necesita hacer un apunte.

Ofimática para Linux

Como ya debemos saber, Linux es uno de los sistemas operativos más utilizados en el mundo y es competencia directa de Windows, pero debemos decir que la diferencia más marcada entre ambos es que los paquetes de ofimática de Linux son un poco más complejos que los de Windows los cuales son mucho más sencillos de utilizar.

Ahora bien, para que podamos conocer un poco más en profundidad acerca de la ofimática para Linux, podemos nombrar los programas básicos, los cuales son: Linux Writer que sería el procesador de textos que sustituye a Word, y debemos decir que el mismo es bastante poderoso considerando el hecho de que además de tener todas las herramientas necesarias para realizar un texto, contamos con traductores, correctores e incluso permite exportar el trabajo a pdf; Draw.

También tenemos una herramienta para dibujar como el Paint de Windows; Impress, un creador de presentaciones en diapositivas similar al Power Point; Calc es la hoja de cálculo que funcionaría como Excel con la cual podemos crear todo tipo de gráficos además de que posee varias herramientas de análisis numéricos, y Math es un creador de ecuaciones e impresiones matemáticas. Por lo general la mayoría de las personas suelen optar por Windows debido a que los programas de ofimática correspondientes son muchos más sencillos que los paquetes de ofimática para Linux, no obstante debemos decir que éstos tienen muchas más ventajas ante Windows.

Principalmente porque el sistema operativo junto con todas las herramientas correspondientes son gratuitas, lo que implica que no solo no debemos preocuparnos por tener una versión pirata sino que al mismo tiempo, tampoco tendremos que preocuparnos por las actualizaciones las cuales también son gratuitas. Además, los paquetes de ofimática de Linux pertenecen a un sistema abierto, lo que significa que nosotros mismos como usuarios podemos realizar todas las actualizaciones, y cambiar los diseños según nuestros gustos o necesidades, además de que la ventaja más importante que posee este sistema operativo es que prácticamente no existen virus para Linux ni para sus herramientas, lo que lo hace uno de los sistemas más seguros y estables.